Hinweisgeberschutzgesetz
Alle Mitarbeiter und Geschäftspartner sind verpflichtet, die Gesetze einzuhalten und die Richtlinien unseres Unternehmens zu befolgen. Dennoch besteht stets das Risiko, dass Personen sich unethisch oder rechtswidrig verhalten – ob bewusst oder unbewusst. Daher ist es für uns sehr wichtig, Informationen über etwaige Fehlverhalten zu erhalten, damit wir unverzüglich handeln können.
Gemäß HinSchG ist jeder Whistleblower vor Sanktionen geschützt und kann auf Wunsch anonym bleiben. Alle eingegangenen Informationen werden vertraulich behandelt.
Wir nehmen Meldungen entgegen und leiten sie innerhalb der Organisation weiter – auf Wunsch unter strenger Wahrung der Anonymität. Dies ist das Verfahren zur Einreichung einer Meldung bei HAJDIK a.s. gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz Nr. 171/2003 Slg.
a) Allgemeine Bestimmungen
HAJDIK a.s. (Firmen-ID Nr. 278 41600) mit Sitz in Jablůnka 668, PLZ 756 23, legt hiermit das Verfahren für die Einreichung von Meldungen gemäß Gesetz Nr. 171/2003 Slg. sowie gemäß Gesetz Nr. 172/2023 Slg. fest, das bestimmte Gesetze im Zusammenhang mit der Annahme des Hinweisgeberschutzgesetzes ändert und seit dem 1. August 2023 in Kraft ist.
b) Meldung und Whistleblower
Unter einer Meldung versteht man den Hinweis einer natürlichen Person auf ein mögliches rechtswidriges Verhalten einer Person, die im Namen des Unternehmens handelt. Rechtswidriges Verhalten umfasst in diesem Zusammenhang Handlungen, die einen Straftatbestand erfüllen, gegen das Hinweisgeberschutzgesetz verstoßen, einen EU-Rechtsakt in den durch die Richtlinie festgelegten Bereichen verletzen (Einzelheiten entsprechend dem Gesetzentwurf) oder eine Ordnungswidrigkeit mit einer möglichen Geldbuße von mindestens 100.000 CZK darstellen.
Ein Whistleblower kann ein Mitarbeiter des Unternehmens sein, eine Person, die für den Arbeitgeber auf Basis von Vereinbarungen außerhalb eines Arbeitsverhältnisses tätig ist, ein externer Mitarbeiter, ein ausgelagerter Dienstleister oder jede andere Person, die in einer Beziehung zum Unternehmen steht.
c) Einreichung einer Meldung und Folgemaßnahmen
Ein Whistleblower kann eine Meldung über sichere Kanäle einreichen, die ausschließlich zu diesem Zweck eingerichtet wurden, insbesondere über die E-Mail-Adresse whistleblowing@hajdik.com. Dieses Postfach wird nur von autorisiertem Personal verwaltet. Nach Eingang der Meldung wird ein automatisches Formular zurückgesendet, das weitere Informationen zur Einreichung enthält, einschließlich Hinweise dazu, wie eine Meldung mündlich oder persönlich abgegeben werden kann, falls dies gewünscht wird.
Die Meldung muss die persönlichen Daten des Whistleblowers enthalten, damit dessen Identität verifiziert werden kann. Bei einer anonymen Meldung greifen die Verpflichtungen gegenüber dem Whistleblower, sobald dessen Identität hinreichend bekannt wird. Das Unternehmen stellt dem Whistleblower spätestens 7 Tage nach Eingang der Meldung eine Bestätigung über den Empfang zu und gibt innerhalb einer angemessenen Frist – in der Regel innerhalb von 30 Tagen – Auskunft über die Bewertung der Meldung.
d) Wissentlich falsche Meldung
Bei einer wissentlich falschen Meldung genießt der Whistleblower keinen Schutz vor sogenannten Repressalien. Außerdem kann ein solches Verhalten als Ordnungswidrigkeit eingestuft werden, die mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 CZK geahndet werden kann.
e) Aufzeichnung und Aufbewahrung von Meldungen
Das Unternehmen ist verpflichtet, die Daten ab dem Zeitpunkt des Eingangs der Meldung für 5 Jahre aufzubewahren. Der Zugriff auf diese Daten ist ausschließlich befugtem Personal vorbehalten.